Comunicação Empresarial: Conceito e Boas Práticas
Comunicação empresarial: pode ser um fator de sucesso ou uma enorme pedra no caminho. Tudo depende de como ela é transmitida, recebida e arquivada
Transmitir informação de forma clara nem sempre é uma tarefa fácil. A forma como a comunicação empresarial é feita pode ser um fator de sucesso ou uma enorme pedra no caminho. Tudo depende de como ela é transmitida, recebida e arquivada.
Imagine a seguinte situação:
O diretor da empresa X desenvolve uma nova abordagem estratégica para a empresa e passa um e-mail com os detalhes para todos os gerentes.
O gerente administrativo anexa esse e-mail com todos os outros tantos e-mails que ele recebeu. Passada uma semana o diretor da empresa X cobra o gerente sobre uma medida que deveria ter sido tomada por seu setor.
O gerente imediatamente vai atrás da informação passada inicialmente, perdendo um bom tempo até reencontra-la em meio a tantos outros emails (todos de extrema importância).
Ele percebe que agora tem apenas um dia para realizar a ação que teria antes uma semana e envia uma mensagem para todos os supervisores enfatizando a urgência da situação, na ponta da linha um dos supervisores atrasa o processo pois o mesmo gerente já havia lhe dado “urgência” na realização de outra tarefa.
Ao fim, uma das “urgências” já terá que deixar de ser urgente e caberá ao gerente determinar qual tarefa ele irá sacrificar pois a logística das ações não permite que ambas sejam feitas ao mesmo tempo.
Se identificou com algo nessa situação hipotética? Acredito que sim, pois sabemos que não é difícil de acontecer nas empresas. A corrida empresarial por resultados acaba algumas vezes atropelando processos de suma importância. E a comunicação é uma delas.
Conceito da Comunicação
Para entender um pouco melhor, primeiro vamos ver o conceito de comunicação.
Processo da comunicação
O diagrama abaixo demonstra o processo que a comunicação deve seguir. Entender este processo é muito importante para todo gestor da informação ou para qualquer pessoa que queira se fazer entender.
Toda comunicação, eficaz ou não, toma o mesmo caminho. O que faz com que ela tenha qualidade são os detalhes que estão no meio do caminho e no fim da mensagem.
Mensagem – É o que pretende ser dito, informado, anunciado.
Emissor – Quem transmite a informação inicial. No nosso caso hipotético, no inicio do post, seria o diretor da empresa que teve a intenção de passar a informação sobre estratégias para todos os gerentes.
Canal – É o caminho por onde a informação será transmitida, seja e-mail, mensagem no WhatsApp, postagem em um blog, notícia no rádio, etc.
Enfim, são inúmeros os canais por onde a informação pode passar.
Receptor – Quem recebe a mensagem (o nosso gerente da empresa X).
Decodificação – É o sistema de sinais estabelecido entre o emissor e o receptor. Essa parte é onde alguns problemas começam a surgir.
Por exemplo, a forma como o e-mail foi escrito pelo nosso diretor não deu a entender a urgência da situação, ou seja, o “código” que ele enviou não foi eficaz.
Ruído – São os problemas que aparecem na decodificação da mensagem, são os ruídos que atrapalham a comunicação seja empresarial ou até a pessoal.
Um e-mail mal escrito, ou um problema no sistema de informação da empresa que faz com que a mensagem atrase, são exemplos do que pode ocasionar um ruído na mensagem.
Feedback – É o retorno do receptor ao emissor referente a mensagem que recebeu. Extremamente importante para a comunicação, porém, muitas vezes ignorada.
Se existisse o feedback no caso da nossa empresa X, provavelmente o problema na logística não tivesse ocorrido.
Boas práticas na comunicação empresarial
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Agora que sabemos um pouco sobre o que é comunicação, vamos nos atentar a praticidade e simplicidade.
Uma comunicação eficiente e eficaz dentro das empresas deve atender a alguns princípios básicos:
Objetivo da mensagem
Esta deve ser a primeira avaliação a se fazer quando queremos comunicar algo, e a partir do objetivo que podemos determinar para quem entregar, como entregar, quando entregar, etc…
Um anúncio de uma festa de Natal da empresa, que será feita para todos os funcionários, não pode ser enviada por e-mail pessoal somente para uma parte da empresa; a comunicação deve ser feita para todos através de mural de avisos, por exemplo.
Quantidade de informação
Muito cuidado quando for transmitir algo, você deve ter em mente qual o objetivo da mensagem.
Uma mensagem muito extensa algumas vezes não se faz necessária, assim como uma mensagem curta em certo momento pode deixar a desejar na quantidade de informação.
Saber exatamente para quem vai a mensagem, o “receptor”
A mensagem deve ser adaptada para cada tipo de receptor, você deve ter em mente quem irá receber essa informação e se o receptor irá entender e se interessar pela mensagem.
Não adianta enviar um e-mail extremamente complexo, com extensos detalhes técnicos sobre o funcionamento de um processo, para os funcionários que trabalham na parte operacional da empresa.
Feedback
A parte ignorada por muitos! Não podemos ignorar as respostas sobre a mensagem em questão: se foi entendida, se foi recebida, quando irá ter um retorno sobre o assunto.
O feedback deve ser um processo automático do receptor, poderia dizer até que deveria ser uma cultura organizacional.
Canal
Por onde a informação irá circular também deve ser olhado com uma maior atenção. E-mail, Telefone, SMS, Facebook, Jornal interno.
O objetivo da mensagem irá determinar a melhor forma de transmitir a mesma.
Armazenamento
Toda comunicação deve ser armazenada em algum lugar para futuras consultas.
Muitos ERPs tem ferramentas integradas para comunicação interna e externa.
O gestor da empresa deve tomar cuidado, por exemplo, com as informações que circulam: quem pode acessar, se devem ser arquivadas, as quais não podem ser expostas.
Um sistema eficiente para o tratamento da informação interna ajuda muito nesse caso.
Como sua empresa faz a gestão da informação? Quais as dificuldades encontradas? Fique a vontade para nos contar aqui nos comentários, ficaremos gratos em poder ajudar de alguma forma.
