Processos de compras – automatizar para evitar falhas e ganhar mais
A ideia de tecnologia nos processos de compras gera medo e desconforto nas empresas. Aproximadamente 60% das atividades ainda são controladas por planilhas!
Frequentemente escutamos que não há espaço para a tecnologia dentro dos processos de compras das empresas. Isso porque os setores estão habituados a operar da mesma forma de sempre, e normalmente a ideia de mudança gera medo e desconforto.
Para se ter uma ideia, aproximadamente 60% das atividades dessas áreas são controladas por planilhas ou – inúmeras – trocas de e-mails entre a companhia e seus fornecedores. Consegue imaginar?
informações descentralizadas: Um risco crucial para o negócio!
Enquanto, de um lado temos processos, auditorias e regras estruturas e documentas para uma corporação manter seu core bussiness, de outro lado, temos ações do setor de compras e suprimentos que ainda circulam em documentos “soltos” nos equipamentos dos colaboradores.
O problema em manter informações descentralizadas é a ineficiência e o risco de perda de dados cruciais para o negócio.
Em cenários como este, a saída de um colaborador pode representar a perda de anos de processos de compras. Todo o histórico de negociações, cotações, requisições e inclusive contatos do setor de suprimentos podem simplesmente deixarem de existir.
Foco em Negociações e agilidade nos Processos de Compras
Empresas grandes, e não tão grandes, buscam agilidade em processos de compras, redução de custos, colaboração com seus fornecedores e governança.
No entanto, muitas vezes deixam de lado questões estruturais importantes, como jamais deixar uma base de dados no computador de um funcionário que, muitas vezes, não oferece atenção necessária para algo tão importante.
Ao pensar na elaboração de contratos ou catálogos, os compradores buscam redução de custos por meio de longas negociações, aquisições com quantidades e prazos definidos.
Porém, se o acordo não se torna realidade internamente e, pelos mais diversos motivos, as informações sobre os pedidos não forem atualizadas, elas continuarão sendo enviadas para os fornecedores com valores antigos e isto representará perdas para a empresa.
Muitas e muitas organizações perdem montantes enormes simplesmente por se dedicarem as negociações e esquecerem de atualizar o sistema com o que foi acordado. Isso sem mencionar o problema de governança.
No fim das contas, precisamos ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada. Também é fundamental evitar, ao máximo, erros humanos ou inconsistência de dados.
Lembrando que todas essas dores são reais, e de empresas reais!
Tecnologia a serviço dos Processos de Compras
Automatizar os processos de compra permite também que a empresa mantenha todas as informações sob controle. E o melhor: de acordo com suas regras.
Além de mais agilidade e colaboração entre o setor de compras e suprimentos com seus fornecedores, iniciativas como essa trazem mais resultado nos ganhos de custos de aquisições. Para ajudar nesse sentido, existem diversas soluções no mercado.
Uma delas é a utilização de uma plataforma de e-procurement. Ela permite realizar cotações e negociações de forma 100% eletrônica e, depois de fechados os acordos, os dados são transformados em itens de catálogos internos – o que faz com que todas as requisições do produto em questão sejam feitas e aprovadas de forma automatizada.
Já para a criação de uma minuta contratual, o comprador pode encaminhar o documento por meio da solução de Contract Lifecycle Management(CLM).
Neste caso, todas as modificações de cláusulas são controladas e aprovadas até o momento da assinatura digital.
Esse procedimento confere ainda mais agilidade e controle aos processos de compras, pois todas as alterações e versões dos contratos, assim como outros documentos, ficam centralizadas em um mesmo ambiente.
FONTE: TI Inside Online
