Como remover a dor de uma implantação de ERP
Toda implantação ou atualização de ERP pode trazer graves problemas para uma organização, se a operação não for planejada corretamente. Confira quatro etapas para garantir que sua próxima implantação ou atualização de ERP não se transforme em um pesadelo.
Lançado pela primeira vez na década de 1990, os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) tornaram-se parte integrante dos negócios modernos. Agora, com muitos sistemas ERP chegando ao fim da vida, se torna aparente o desafio de substituí-los de modo eficiente.
Por estarem no centro das operações, qualquer alteração nos sistemas ERP pode ter efeitos indiretos em toda a empresa. Um planejamento cuidadoso e um plano detalhado de migração são, portanto, necessários para garantir que qualquer projeto de substituição seja bem-sucedido.
Veja neste post quatro etapas destacadas por Ann Furlong que podem ajudar uma empresa a minimizar a dor de uma atualização de ERP.
Um dos grupos mais importantes a envolver neste processo de planejamento é o departamento de CONTABILIDADE. A equipe de contabilidade tornou-se altamente dependente do ERP e quaisquer planos para uma atualização só devem ser feitos após consulta detalhada com eles.
Infelizmente, no entanto, a contabilidade geralmente não ocupa um lugar na mesa de planejamento. Geralmente, isso ocorre porque a equipe já está totalmente comprometida com a atividade do dia a dia associada à manutenção da organização em funcionamento.
Há quatro etapas principais que podem ajudar uma organização a superar os desafios encontrados na atualização do ERP. Estas etapas se aplicam ao setor de contabilidade, mas podem ser estendidos para todos os setores da empresa.
Automatize processos
Para ter a melhor chance de concluir uma atualização bem-sucedida do ERP, é vital envolver a equipe de contabilidade desde o início.
A melhor maneira de conseguir isso é através da automação do trabalho associado a atividades como reconciliações transacionais e gerenciamento próximo. A experiência mostra que o processo de final de mês pode ser reduzido em até 70% por meio da automação, liberando muito a equipe para trabalhar em outras coisas, como uma atualização de ERP.
Faça uso do tempo livre
Uma vez que os fluxos de trabalho dentro do departamento de contabilidade tenham sido automatizados, haverá a liberação de tempo para os empregados.
Os contabilistas, que são frequentemente os utilizadores mais pesados do sistema ERP, são aqueles que podem colher a reatribuição mais significativa de tempo.
O tempo livre pode ser alocado no projeto de ERP. Após a conclusão da implantação ou atualização, eles poderão alocar esse tempo livre para atividades como: parceria de negócios, análise e automatização posterior ao fechamento financeiro.
Extraia valor da nova plataforma de ERP
As equipes de contabilidade geralmente não têm tempo ou são reticentes em fazer alterações significativas em sua nova plataforma de ERP para aproveitar os recursos mais recentes que ela oferece. Tende a haver uma preocupação de que isso aumentaria o risco e há pouco tempo livre para testar completamente.
Eles também se preocupam em acabar com a necessidade de reconciliar dados novos e antigos, ou perder um passo vital em seu novo processo de fechamento.
Em vez disso, os processos são portados para o ambiente totalmente novo sobre estruturas legadas, fluxos de trabalho de aprovação antigos e processos manuais. Isso pode ser comparado ao motor de um carro velho em uma carroceria nova.
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Reduza continuamente o risco
A maioria dos departamentos de contabilidade enfrenta um fechamento financeiro aprimorado e registra o risco durante o período de uma atualização substancial do ERP.
O risco deriva de fatores como uma experiência de usuário desconhecida, fluxos de trabalho de aprovação alterados, integrações imaturas, dados e estruturas de ERP novos e antigos e um novo mecanismo para processar recebíveis.
É importante ter ferramentas e processos que reduzam ou removam esse risco. As ferramentas devem fornecer controles preventivos, monitoramento contínuo de contas e transações e gerenciamento controlado de políticas. Em tal ambiente preventivo, uma população significativamente maior de controles automáticos ocorre em tempo real no front end do processo, em oposição ao back end.
Para garantir que nada passe pelas brechas do ponto de vista do planejamento, tem de haver um ambiente único para gerenciar e aprovar tarefas mais próximas, de empresa para entidade, juntamente com políticas e procedimentos centralizados. Além disso, deve haver uma conexão direta com as atividades subjacentes que precisam ser realizadas diariamente, mensalmente ou trimestralmente.
Conclusões
Ao adotar essa abordagem, juntamento com alguns outros cuidados, uma organização pode garantir que a implantação de uma nova plataforma de ERP não tenha um impacto prejudicial nas funções administrativas em andamento.
Além disso, libertado de uma parte de sua carga de trabalho, o departamento de contabilidade pode estar intimamente envolvido no processo, o que garantirá um ajuste perfeito aos processos de negócios.
Em vez de ser visto como um pesadelo em potencial, uma nova implantação de ERP pode ser posicionada como um passo tático para apoiar a organização nos próximos anos.
Ann Furlon é diretora da APAC no provedor de software de automação financeira BlackLine,
FONTE: SAP Inside
