Dicas para usar o Microsoft Teams em sua empresa

Por Monica Nietsche em

No entanto, como líder de uma organização, o maior problema não é estabelecer conexão com o mundo exterior, mas sim garantir uma comunicação suave dentro da organização, pois todos nós estamos trabalhando remotamente.

Nesses momentos, o Microsoft Teams se tornou uma das plataformas mais confiáveis ​​para garantir conexão tranquila dentro de uma organização. Porque grande parte das empresas já possui uma assinatura do Office 365.

Isso se torna uma grande vantagem, pois as empresas não sentem a necessidade de mudar para várias plataformas para estabelecer a comunicação necessária. 

O Microsoft Teams tem vários recursos internos (tudo em uma única plataforma):

  • reuniões por vídeo ou por voz
  • compartilha arquivos e documentos
  • armazena arquivos e documentos
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Adotando com sucesso o Microsoft Teams

Nomeie seus canais de comunicação

As equipes da Microsoft não são usadas apenas pelos membros da organização, mas as equipes criam canais para se conectar com clientes ou outros parceiros. 

Atribua um nome ou título aos vários canais que você usa, isso ajuda a diferenciá-los, além de marcar os mais importantes e facilitar a pesquisa. 

Tudo o que você precisa fazer é selecionar o ícone em forma de lápis, presente ao lado do nome do membro e digitar um cabeçalho adequado. 

O SharePoint está bem sincronizado com o Microsoft Teams.
Todo canal criado possui uma guia chamada arquivos que permite que os membros do canal compartilhem e acessem documentos existentes

Armazene arquivos usando o SharePoint

O SharePoint está bem sincronizado com o Microsoft Teams. A melhor parte disso é que muitas empresas já costumam compartilhar e classificar arquivos usando o SharePoint, isso o torna uma vantagem adicional no uso de equipes. 

Todo canal que você cria possui uma guia chamada “arquivos”, que permite que os membros do canal compartilhem e acessem documentos existentes. 

Você também pode usar o Office online ou a área de trabalho do Office ​​para mesclar todos os arquivos nas equipes.

Mude para aplicativos móveis

Os profissionais preferem usar qualquer tipo de aplicativo do telefone, em vez de PCs ou laptops

As equipes da Microsoft também têm seus aplicativos móveis, o que garante uma comunicação rápida sem a necessidade constante de mudar para seus laptops. 

Os recursos disponíveis no aplicativo móvel são muito úteis, concentra principalmente a comunicação através de canais sem muito aborrecimento. 

Além disso, as equipes também oferecem uma opção da Web para acesso rápido, caso você não tenha o aplicativo baixado na área de trabalho. 

Grave vídeo e chamadas telefônicas

O Microsoft Teams oferece a seus usuários a opção de gravar todas as chamadas de vídeo e telefone feitas através de qualquer canal nas plataformas.

 Essa é uma ótima maneira de garantir a responsabilidade dos membros e, ao mesmo tempo, pode ser usada como um recurso para referência em casos de dúvidas ou referências futuras. 

Use o Microsoft Planner

O Microsoft Teams está bem integrado ao Microsoft Planner, o que aumenta muito o conjunto de recursos que as equipes possuem. 

O planejador é um bom meio para lidar com pequenas tarefas, especialmente em termos de rastreamento do trabalho de volta às equipes. 

Você ainda tem a opção de fixar o ícone do planejador em qualquer canal e clicar no sinal de adição para adicionar quaisquer tarefas. Será visível na barra superior do referido canal. 

Microsoft Teams é bem diferente dos modos regulares de comunicação usados ​​devido ao grande número de recursos que ele oferece e ao número de aplicativos integrados a ele

Permita que os convidados participem

As equipes não limitam sua comunicação simplesmente dentro da equipe. Também é possível realizar reuniões com clientes que não usam equipes, convidando-os usando um link

Ele também fornece acesso de convidado aos membros da equipe usando o Outlook para se comunicar, compartilhar arquivos e documentos. 

Garanta que os membros da equipe recebam a orientação necessária

O Microsoft Teams é bem diferente dos modos regulares de comunicação usados, por causa do grande número de recursos que ele oferece e ao número de aplicativos integrados a ele

Quanto mais os membros das equipes conhecerem a ferramenta e os recursos que ela disponibiliza, maior será o sucesso da comunicação de sua empresa. 

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Crie uma formação profissional

Embora sua equipe esteja trabalhando remotamente, o nível de profissionalismo durante a vídeo chamada de um cliente não deve atingir um nível baixo. Me refiro ao plano de fundo que fica a vista em uma chamada. 

O Microsoft Teams oferece aos usuários a opção de transformar seu plano de fundo, assim você pode adicionar um quadro adequado ou simplesmente desfocando-o! Isso ajuda bastante a deixar uma imagem positiva no seu cliente. 

Então, espero que essas dicas para usar o Microsoft Teams em sua empresa, os ajudem a alcançar mais sucesso!

FONTE: Blog Apps&Connect


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