A automação de processos é uma característica que tem se tornado cada dia mais comum nas empresas brasileiras. Mas você sabe qual é a função da automação?

À primeira vista, pode-se pensar que é substituir a força de trabalho humana por máquinas em tarefas repetitivas.

Mas o propósito maior é conferir maior produtividade e eficiência à atividade econômica, e a tecnologia, é a via para conseguir essa otimização.

E como será esse processo de automação nas empresas brasileiras? De 2017 a 2020, todas as regiões apresentaram um crescimento lento, porém consistente, no índice de automação, de acordo com a GS1 Brasil.

Diante deste contexto, acreditamos ser importante explicar o que é automação de processos, sua importância, os tipos mais comuns, seus benefícios e outros assuntos relacionados.

O que é automação de processos?

A automação de processos é o uso da tecnologia e da integração de dados e sistemas para automatizar tarefas que antes eram desempenhadas manualmente, de forma a aumentar a produtividade, a eficiência e a geração de valor. 

Essa estratégia de otimizar a estrutura do negócio pode ser utilizada em diversas frentes, e também de maneira específica para determinadas atividades.

Ela pode ser alcançada por meio de robôs ou outros dispositivos mecânicos que executam atividades no lugar dos profissionais, mas nem sempre envolve a substituição do trabalhador humano pela tecnologia ou equipamento. 

A importância da automação de processos para sua empresa

De alguns anos para cá, a automação se tornou algo obrigatório para que as empresas tenham chance de se desenvolver.

Afinal, o uso de tecnologias modernas pode evitar erros na operação, otimizar atividades e até promover uma redução de custos.

Implementar inovações tecnológicas tanto na produção quanto no setor administrativo garante que uma empresa mantenha a sua competitividade. 

E qual é a função da automação? A partir do seu objetivo, compreende-se a sua importância. 

O foco da automação de processos produtivos ou administrativos é aprimorar o fluxo de atividades das empresas e obter os inúmeros benefícios que decorrem dessa prática.

Os tipos de automação de processos

Existem vários tipos de automação de processos, cada um com seu propósito específico.  Confira:

• Scripts: são conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo determinada rotina de atividades como se fosse um roteiro. 

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• RPA (Robotic Process Automation): é a automatização de processos por meio de softwares robóticos que viabiliza a automação da execução de tarefas repetitivas e rotineiras de ponta a ponta. 
• URA (Unidade de Resposta Audível): é tipo um chatbot que responde a perguntas por meio de áudio. Muito utilizado em call centers de serviços de telecomunicação para automatizar e agilizar o atendimento aos clientes. 
• Chatbots: programas de computador que interagem de forma semelhante à humana via chat e em tempo real e que permite um atendimento personalizado ao cliente. Em geral, a conversa pode se dar nas redes sociais ou no próprio site da empresa.
• Hiperautomação:  é o uso combinado de vários tipos de ferramentas para automatizar processos. Parte da premissa que essas soluções, de forma isolada, não conseguem substituir as capacidades humanas, mas sua combinação e integração torna isso possível.
• BPMS (Business Process Management Systems): sistemas que permitem a automação e o gerenciamento de processos empresariais. Desenvolvido com foco em pessoas, ele permite definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos da empresa.

Os tipos de automação de processos também podem ser vistos sob a ótica da área em que são aplicadas, como vendas, marketing, contratos e finanças. 

Neste caso, são tipos de automação de processos administrativos, e todos eles trazem vantagens para os negócios.

Os benefícios da automação de processos

Aumento da produtividade

A estratégia de automatizar processos burocráticos ou repetitivos permite que haja um aumento de produtividade nas atividades ligadas ao core business do negócio. 

Essa é uma forma de aproveitar melhor os recursos da organização, otimizando o tempo dos colaboradores.

Isso evita, inclusive, que ocorra uma sobrecarga de trabalho, fazendo com que as tarefas não sejam realizadas com qualidade. 

Integração do banco de dados

A falta de uma boa comunicação entre o banco de dados dos diferentes setores de uma companhia pode ser um grande problema. 

No entanto, com a adoção de um sistema que centralize esses dados, o compartilhamento de informações será muito mais eficiente.

Além disso, um software de gestão (ERP) tem a capacidade de interpretar essas informações, facilitando a tomada de decisão para o gestor. 

Na automação de processos de recursos humanos, por exemplo, é possível utilizar os indicadores financeiros para determinar a produtividade dos colaboradores.

Promoção de padronização

As companhias que produzem produtos ou oferecem serviços em uma escala maior têm a padronização como elemento essencial. E esse é um dos benefícios da automação de processos produtivos.

A padronização de processos proporciona uma gestão de qualidade mais eficaz, além de manter a produção mais rentável e confiável. 

Com isso, a operação da empresa não precisa ser paralisada caso o gestor precise se ausentar por um determinado período de tempo. Afinal, já existe um padrão a ser seguido.

Monitoramento de desempenho

Ao implementar tecnologias de automação para empresas, todas as atividades da companhia passam a ser registradas em tempo real. 

Isso significa que o gestor tem a possibilidade de acompanhar o desenvolvimento dos processos e avaliar a execução das tarefas.

Com um software, por exemplo, é possível emitir relatórios com dados sobre o controle do estoque, número de vendas, desempenho dos profissionais e outras informações do tipo.

Redução de custos e de erros

A redução de custos é apenas uma das consequências da implementação de um sistema de gestão e de outras tecnologias de automação empresarial, além de ser um dos principais fatores que atraem as empresas. 

Essa diminuição acontece devido ao menor uso de insumos de escritório, à utilização de armazenamento digital de arquivos (que gera menor necessidade de espaço físico), entre outros motivos.

Vale lembrar que a automação promove mais agilidade nos processos, mantendo o padrão de qualidade de produtos ou serviços com menos recursos. 

Por isso, é possível atender a uma demanda maior e entregar a mesma qualidade para os clientes. Isso faz com que a empresa fature mais sem necessariamente precisar aumentar o trabalho dos profissionais.

Além da redução de custos, as chances de erros nos fluxos de trabalho também são menores. 

A padronização da atividade, por si só, já promove uma menor incidência de falhas, pois um processo automatizado consegue garantir que as informações sejam corretas e seguras.

Como consequência dos poucos erros, o retrabalho também é reduzido de modo significativo, o que favorece a redução de custos ao aumentar a produtividade dos profissionais.

E as desvantagens?

Elas podem aparecer caso os colaboradores não consigam compreender que a tecnologia é inserida para facilitar e melhorar o trabalho realizado.

Infelizmente, por desinformação e falta de capacitação dos profissionais, muitos deles acreditam que serão substituídos por máquinas.

Para combater isso, é fundamental que os gestores tenham uma comunicação objetiva e transparente a respeito do processo de automação nas empresas brasileiras.

Essa desinformação também pode causar prejuízos no atendimento ao cliente, que pode entender que não será auxiliado de forma humanizada. 

Neste caso, é fundamental que a empresa faça um trabalho educacional com seu público para explicar que a tecnologia é apenas uma facilidade e que o atendimento robotizado não prevalecerá sobre o atendimento humanizado. 

Leia a segunda parte desse Post!
https://www.intergate.net.br/blog/automacao-de-processos-parte-ii/

FONTE: Blog Totvs

Imagem: Imagem de Freepik